«¿Dónde se configura el mensaje automático de WhatsApp Business?» Es una de las preguntas que más nos hacen, y casi siempre viene después de otra: «lo puse hace un año y ahora no sé cómo cambiarlo». La opción es gratis, pero queda en un menú que casi nadie visita dos veces.
En esta nota vamos al paso a paso: cómo activar el mensaje de bienvenida, el de ausencia con horario y las respuestas rápidas, y cómo editarlos o modificarlos después. Si todavía no tenés claro qué mensajes te conviene tener y qué tienen que decir, empezá por nuestra nota sobre mensajes automáticos en WhatsApp Business y qué configurar para no perder ventas. Acá nos enfocamos en el cómo.
Cómo configurar los mensajes automáticos de WhatsApp Business, paso a paso
Dónde están las opciones
Todo está dentro de un mismo menú de herramientas. En las versiones actuales de la app, tanto en Android como en iPhone, lo encontrás en la pestaña Herramientas. Si tenés una versión anterior, el camino puede ser otro:
- Android: tocás los tres puntos de arriba a la derecha y entrás en Herramientas para la empresa.
- iPhone: abrís Configuración y entrás en Herramientas para la empresa.
Si no ves ninguna de estas opciones, actualizá la app: los nombres de los menús cambian entre versiones.
Ahí adentro, en la sección de mensajería, vas a ver tres opciones: Mensaje de bienvenida, Mensaje de ausencia y Respuestas rápidas. Si no las encontrás, revisá que estés usando la app WhatsApp Business y no el WhatsApp común.
Mensaje de bienvenida
El mensaje de bienvenida se envía solo cuando alguien te escribe por primera vez o vuelve a escribirte después de 14 días sin actividad en ese chat.
- Entrá en Herramientas > Mensaje de bienvenida.
- Activá el interruptor Enviar mensaje de bienvenida.
- Tocá el texto del mensaje y escribí el tuyo.
- En Destinatarios, elegí a quién se le envía: a todos, solo a quienes no están en tu libreta de contactos, a todos excepto algunos, o solo a algunos.
- Guardá los cambios.
Para la mayoría de las pymes conviene enviarlo solo a quienes no están en tus contactos, así no le mandás un «¡Bienvenido!» a un proveedor con el que hablás todas las semanas.
Mensaje de ausencia con horario
Acá lo importante es la programación, que es donde más errores vemos.
- Entrá en Herramientas > Mensaje de ausencia.
- Activá Enviar mensaje de ausencia.
- Editá el texto y guardá.
- En Programar, elegí una de estas opciones:
– Enviar siempre: responde todo el tiempo. Sirve para vacaciones o un cierre puntual, no para el día a día.
– Horario personalizado: definís vos desde cuándo hasta cuándo.
– Fuera del horario comercial: usa el horario de atención cargado en el perfil de empresa. Esta opción solo aparece si cargaste el horario en el perfil de empresa; si no la ves, primero hacelo desde el perfil. - En Destinatarios, elegí a quién responde, igual que en la bienvenida.
- Guardá.
Ojo: para que el mensaje de ausencia se envíe, el teléfono tiene que tener conexión a internet. Si el celular queda apagado o sin conexión el fin de semana, puede que no salga nada.
Respuestas rápidas
Son textos guardados que insertás en cualquier chat con un atajo.
- Entrá en Herramientas > Respuestas rápidas.
- Tocá el botón + para agregar una nueva.
- Escribí el mensaje (podés sumar una imagen o un video).
- Definí el atajo, una palabra corta y fácil de recordar, por ejemplo «envios» o «pagos».
- Guardá.
Para usarla, en cualquier chat escribís la barra / y te aparece la lista de respuestas o la barra seguida del atajo. Podés guardar hasta 50, que alcanzan de sobra.
Cómo editar o modificar los mensajes automáticos
Para editar el mensaje automático de WhatsApp Business volvés exactamente al mismo lugar donde lo creaste:
- Bienvenida o ausencia: entrás en Herramientas, abrís el mensaje, tocás el texto (en algunas versiones aparece un lápiz), lo cambiás y guardás. Si querés dejar de usarlo, apagás el interruptor; el texto queda guardado para la próxima vez.
- Cambiar el horario de ausencia: dentro de Mensaje de ausencia, tocás Programar y elegís otra opción o ajustás las horas.
- Respuestas rápidas: en Respuestas rápidas tocás la que querés cambiar, editás texto o atajo y guardás. Para borrarla, la seleccionás y tocás Eliminar (según la versión, puede que tengas que mantenerla presionada). Una respuesta borrada no se recupera, así que guardá aparte los textos que te importan.
Cada vez que cambies precios, horarios o medios de pago, revisá estos tres lugares. Lo vemos todo el tiempo: un mensaje de ausencia que todavía dice «abrimos los sábados» seis meses después de que dejaron de abrir.
Textos de mensaje automático para clientes que podés copiar
Bienvenida (comercio): «¡Hola! Gracias por escribirnos. Contanos qué producto buscás y para cuándo lo necesitás, y te respondemos con precio y disponibilidad.»
Bienvenida (servicios): «¡Hola! Soy del equipo de [nombre]. Contame brevemente qué necesitás y en qué zona estás, así te paso una idea de tiempos y costos.»
Ausencia: «¡Hola! Ahora estamos fuera de horario. Te respondemos mañana desde las 9. Mientras tanto, podés ver el catálogo acá: [link]. Si nos dejás tu consulta completa, la primera respuesta ya va a ser útil.»
Respuesta rápida «/envios»: «Hacemos envíos a [zonas]. El costo depende de la dirección; si me pasás tu código postal te lo calculo. ¿Querés que te lo cotice?»
Respuesta rápida «/pagos»: «Aceptamos [medios de pago]. ¿Con cuál te queda más cómodo?»
Fijate que todos terminan pidiendo un dato o haciendo una pregunta. Un mensaje automático para clientes tiene que abrir la conversación, no cerrarla.
Errores comunes y cuándo la app se queda corta
Los errores que más encontramos al revisar cuentas:
- Mensaje de ausencia en Enviar siempre, que responde «estamos fuera de horario» a las once de la mañana.
- Bienvenida enviada a todos, incluidos clientes de años y proveedores.
- Textos genéricos que no piden ningún dato.
- Un solo celular compartido por tres personas, sin saber quién respondió qué.
Ese último punto marca el límite de la app. Cuando hay varias personas atendiendo, mucho volumen o necesitás conectar WhatsApp con tu CRM y medir cuántas consultas terminan en venta, la app gratuita no da más. Ahí conviene pasar a la API oficial, con varios agentes, flujos más elaborados e integraciones. Lo explicamos en la nota sobre WhatsApp Business y su API como canal de ventas. Y si las consultas te llegan desde anuncios, también vale la pena mirar cuánto te cuesta cada lead antes de decidir.
Cómo lo encaramos en Punto
Cuando configuramos WhatsApp Business para una pyme, no arrancamos por la app sino por las conversaciones reales. Leemos un par de semanas de chats, vemos qué preguntas se repiten y dónde se enfría el cliente, y con eso escribimos la bienvenida, la ausencia y las respuestas rápidas.
Después dejamos documentado dónde está cada mensaje para que el equipo lo actualice cuando cambia algo. Si el volumen lo justifica, el paso siguiente es la integración con un CRM.
Preguntas frecuentes
¿Los mensajes automáticos de WhatsApp Business son gratis?
Sí. La bienvenida, la ausencia y las respuestas rápidas vienen incluidas en la app WhatsApp Business sin costo. Lo que tiene costo es la API oficial, que se usa cuando necesitás varios agentes o integraciones.
¿Puedo poner mensajes automáticos en el WhatsApp común?
No. Estas funciones son exclusivas de la app WhatsApp Business. Si usás el WhatsApp común para tu negocio, tenés que pasar a la versión Business, que se descarga gratis y permite migrar el mismo número.
¿Por qué no se envía mi mensaje de ausencia?
Las causas más comunes son que la programación esté mal configurada, que el destinatario esté excluido en la lista de destinatarios o que el teléfono no tenga conexión. Revisá esas tres cosas en ese orden.
¿Cómo cambio el mensaje automático de WhatsApp Business?
Entrás en Herramientas, abrís el mensaje de bienvenida o de ausencia, tocás el texto, lo modificás y guardás. Los cambios se aplican desde ese momento a las nuevas conversaciones.
